Venta anticipada de entradas: el dinero, antes o después del evento?

Son las seis de la tarde del sábado. La prueba de sonido acaba de terminar, el técnico está recogiendo cables y el encargado de la sala se acerca con una carpeta: falta la segunda mitad del alquiler, y la quiere antes de abrir. En el camerino, el representante del artista pregunta, con educación, cuándo se paga el resto del caché.

Has vendido 700 entradas. El dinero existe. La pregunta es dónde está.

Si vendiste a través de una plataforma que cobra por ti, ese dinero está en su cuenta, no en la tuya, y te llegará cuando ella te lo pase, normalmente después del evento. Si vendiste directo, con tu propio medio de cobro, cada venta ha ido entrando en tu cuenta desde el primer día de preventa.

La diferencia parece técnica hasta que la vives una tarde como esta. Y cambia según el tipo de evento que organices.

Las dos formas, en una línea cada una

• La plataforma cobra por ti. Tu público le paga a ella, ella guarda el dinero y, después del evento, te pasa lo vendido.
• Cobras tú. Tu público te paga a ti, con Stripe, con PayPal o por transferencia a tu cuenta (donde ves el justificante y apruebas). Cada venta entra en tu cuenta. La plataforma no toca ese dinero.

Tikzet funciona de la segunda forma. Es la app para vender entradas: no le vende a tu público por ti ni cobra por ti. Todos los medios que puedes vincular en España están en cobros en España, y si quieres ver cómo se configura cada uno, en cómo cobrar entradas en España.

Ahora, caso por caso.

Una fiesta en una sala o una disco

El esquema típico: alquilas la sala o pactas con la disco, contratas a uno o dos DJs, pones seguridad y quizás una barra con consumiciones anticipadas. La sala suele querer una señal al reservar y el resto antes de la noche. Los DJs, muchas veces, cobran al terminar su sesión.

Si el dinero te llega después: la señal y el resto del alquiler salen de tu bolsillo, o de lo que ganaste en la fiesta anterior. Si la fiesta va mejor de lo esperado, lo sabes, pero no puedes usar ese dinero para pagar a nadie esa misma noche.

Si cobras directo: la preventa ya está en tu cuenta cuando la sala te pide el resto. Pagas con lo que ha vendido la propia fiesta. Y al DJ le pagas al bajar de cabina sin adelantar nada.

Para las fiestas hay otra ventaja: el público compra mucho en los últimos días. Si cada venta entra en tu cuenta, esa última semana es tuya desde el momento en que se vende.

Un concierto con artista

Aquí las cantidades suben y los compromisos llegan antes. El caché del artista suele tener una parte por adelantado, a veces meses antes; el equipo de sonido y luces se reserva con tiempo; y la promoción (cartelería, anuncios) se paga mientras se vende.

Si el dinero te llega después: financias toda la producción antes de ver un euro de taquilla. El riesgo es tuyo y la caja está en otra parte.

Si cobras directo: cada entrada vendida en la preventa ayuda a pagar el siguiente compromiso. Un buen arranque de venta te permite reforzar la promoción con el propio dinero de las entradas.

Además, puedes decidir si cobras unos gastos de gestión. Tikzet no le añade gastos de gestión al comprador: si los hay, son tuyos, los decides tú, los cobras tú y se ven desde la primera pantalla. Lo explicamos en qué son los gastos de gestión de las entradas.

Un evento de empresa

Jornadas, presentaciones, congresos pequeños, una cena de gala con entrada. Los proveedores aquí son otros: el catering, el espacio, el audiovisual, a veces azafatas o traducción. Y muchos de ellos trabajan con factura y plazos claros.

Si el dinero te llega después: tienes que coordinar dos calendarios, el de tus proveedores y el de la plataforma. Si la plataforma te paga más tarde de lo que vence una factura, la adelantas tú.

Si cobras directo: cada inscripción entra en tu cuenta y la conciliación es más sencilla, porque las ventas están en el mismo sitio que tus pagos. Con PayPal o Stripe, además, pueden comprar asistentes de fuera de España con su tarjeta.

En los eventos corporativos también es habitual mezclar inscripciones de pago con invitaciones. Las invitaciones se envían con QR desde un Excel y las cortesías no consumen tickets prepagos.

Un evento deportivo

Una carrera popular, un torneo de pádel, una exhibición, una velada. Los costes típicos: el seguro, los permisos que correspondan, los dorsales o el material, el cronometraje, los trofeos. Muchos se pagan semanas antes.

Si el dinero te llega después: el club o la organización adelanta todo y espera. Para un club pequeño, eso puede ser la diferencia entre hacer el evento o no.

Si cobras directo: las inscripciones financian el material conforme llegan. Si el ritmo de inscripción va flojo, lo ves en tu cuenta a tiempo de reaccionar.

Y el día del evento, el acceso es igual de sencillo: el escáner valida los QR desde cualquier móvil, sin internet, algo útil en un polideportivo con mala cobertura o en una salida al aire libre.

Lo que cobra Tikzet en todo esto

Nada que salga del dinero de tus entradas. Tikzet cobra un ticket prepago por entrada vendida, que compras antes en packs: 0,30 € la unidad, 0,24 € de 300 a 999 y 0,18 € desde 1.000. No vencen y al crear tu productora te regalamos 25. Lo tienes en precios para España.

Tres dudas sobre cobrar directo

Cobrar directo es más complicado? No. Vinculas tu medio de cobro con un clic y a partir de ahí cada venta entra en tu cuenta.

Puedo usar varios medios a la vez? Sí. Puedes ofrecer tarjeta con Stripe, PayPal y transferencia en el mismo evento.

Y si el público paga por transferencia? Ves el justificante y apruebas la venta.

La tarde de la prueba de sonido debería ir de sonido. Crea tu cuenta en Tikzet y vende tu próxima fecha cobrando tú, o reserva 20 minutos con una persona del equipo para simular tu evento con tus números.