Tu base de público es tuya: no empieces de cero (Costa Rica)

Hagamos la cuenta de un año normal de una productora chica en Costa Rica.

Cuatro fechas: una fiesta en marzo, otra en julio, un concierto en septiembre y la fiesta de fin de año en diciembre. Cada una la compran unas 600 personas. Algunas repiten, otras van una sola vez, pero en el año pasan por tus eventos hasta 2.400 compradores, más los invitados de cada fecha.

Ahora la pregunta de verdad: el 1.° de enero, cuando empiezas a armar la primera fiesta del año siguiente, a cuántos de esos 2.400 les puedes escribir?

Para muchos organizadores la respuesta es “a casi ninguno”. No porque no hayan vendido, sino porque ese público quedó guardado en lugares que no son suyos.

Dónde queda tu público después de cada fecha

Dónde queda	De quién es	Le puedes avisar de la próxima fecha?	Crece solo con cada venta?	Sirve para mandar invitaciones?
En la plataforma donde vendiste	Depende de lo que esa plataforma te comparta	Solo si te dio los datos	No, en tu lado no	No desde tu lado
En el celular de cada promotor	Del promotor	Solo a través de él, si sigue contigo	No	No
En tus redes sociales	Seguidores, no compradores	Solo si el algoritmo los alcanza	No	No
En un Excel en tu computadora	Tuyo	Sí, si está al día	No: hay que actualizarlo a mano	A mano
En tu base de Tikzet	Tuyo	Sí	Sí: se suma cada comprador	Sí, con QR por mail o WhatsApp

Las cuatro primeras filas tienen algo en común: con cada fecha, el trabajo de juntar público vuelve a empezar. La última es la única que acumula.

Cómo se arma la base en Tikzet

Son dos movimientos, y el segundo se hace solo.

Importas lo que ya tienes. El Excel de la última fiesta, los listados que te pasaron tus promotores, la lista de invitados de siempre. Al subirlo, Tikzet te dice cuántos contactos se suman, cuántos ya estaban y qué filas tienen errores y por qué. Corriges lo que haga falta y confirmas.

Cada venta suma un contacto. Desde ese momento, todo el que compra un boleto en Tikzet se agrega a tu base. Lo mismo si compró por el link de referido de un promotor: la venta queda a nombre del promotor en el reporte por integrante, y el contacto queda en tu base.

El público es tuyo, no de la plataforma.

Volver a hacer la cuenta, con la base

Repitamos el año, pero con la base funcionando desde la primera fiesta.

Momento	Sin base propia	Con tu base en Tikzet
Fiesta de marzo	Arrancas con lo que tengas en el Excel	Importas el Excel; las ventas se suman
Fiesta de julio	Vuelves a juntar público desde cero	Ya tienes a los de marzo
Concierto de septiembre	Igual	Tienes a los de marzo y julio
Fiesta de diciembre	Igual	Tienes el año entero
Primera fecha del año siguiente	Igual	Arrancas con hasta 2.400 compradores y tus invitados

La diferencia no está en ninguna fecha suelta. Está en que la quinta fecha no arranca en cero.

Qué haces con la base, concretamente

Le avisas primero al que ya fue. Cuando abres la preventa, el público que ya conoce tus fiestas es el más fácil de convencer. Si el primer día de preventa se llena con gente de tu base, la difusión paga trabaja para conseguir público nuevo, no para recuperar al que ya tenías. Para planificar ese momento sirve cómo funciona la preventa de boletos.

Mandas las invitaciones sin rehacer la lista. Los invitados de cada fecha quedan guardados. La próxima vez subes solo los nuevos y Tikzet le manda a cada uno su QR por mail, por WhatsApp o por los dos. Las cortesías no consumen tickets prepagos.

Dejas de depender de un promotor. Si un promotor se va a trabajar con otro organizador, se lleva su talento, pero no tu público.

Tres señales de que tu público todavía no es tuyo

Si alguna de estas te suena, vale la pena ordenar la base antes de la próxima fecha:

• Para anunciar una fecha nueva, lo primero que haces es pagar difusión. No está mal pagar difusión, pero si es lo único que tienes, cada fecha empieza en cero.
• Le pides a cada promotor “sus contactos de la vez pasada”. Si los contactos viven en el celular de otro, el día que esa persona se va, se van con ella.
• No sabes cuántas personas fueron a más de uno de tus eventos. Sin una base que junte las ventas de todas las fechas, no hay forma de responder esa pregunta.

Ninguna de las tres se resuelve de un día para el otro. Pero las tres empiezan a resolverse el día que importas lo que tienes y dejas que cada venta se sume sola.

Y cómo cobras, mientras tanto

Igual que siempre en Tikzet: cada venta entra en tu cuenta, con tu propio medio de cobro. En Costa Rica, transferencia bancaria a tu cuenta costarricense, PayPal o Stripe; ONVO Pay está en integración. Tikzet cobra un ticket prepago por boleto vendido, ₡162,5 por unidad o menos con packs, y no le suma cargo por servicio a tu público. El detalle, en los precios para Costa Rica.

Si estás por organizar tu primera fecha con venta online, el paso a paso para crear un evento te deja la base lista desde la primera venta.

Lo que queda cuando se apagan las luces

Cada fecha termina, pero el público que la compró puede quedarse contigo. Al crear tu productora vienen 25 tickets prepagos de regalo, y puedes importar tu base el mismo día: Crea tu cuenta en Tikzet.