En 30 segundos
- Sold out no es sinónimo de éxito: un evento agotado puede perder plata, y uno al 70% puede ser un gran negocio.
- Cinco KPIs cubren el 90% de la gestión: ritmo de venta, % de aforo vendido, asistencia real, ingreso neto y recompra.
- Medir solo sirve si los datos llegan a tiempo: los KPIs se miran durante la venta, no después.
“¿Cómo te fue?” — “Explotó, estaba lleno”. Esa respuesta, la más común del mundo de los eventos, no dice casi nada: un evento lleno de cortesías puede ser una ruina y una sala al 70% puede ser un éxito financiero. Para saber cómo te fue de verdad hacen falta números, y no muchos: estos son los que importan, ordenados por etapa, con una plantilla para empezar hoy.
Antes del evento: los KPIs de la venta
- Ritmo de venta (entradas/día). El indicador más accionable de todos: te dice hoy si llegás bien o hay que reforzar difusión — no el día del evento, cuando ya es tarde.
- % del aforo vendido por semana. Contra una referencia simple: un evento sano suele llegar a la última semana con 50-70% vendido (cada formato tiene su curva; tu historial la afina).
- Velocidad de cada tanda. Cuánto tardó en agotarse cada tipo de entrada: calibra precios y cupos del próximo evento, como vimos en preventa con cupos limitados.
- Pico post-acción. Después de cada anuncio o cierre de tanda, ¿la curva saltó? Mide la efectividad real de tu difusión, acción por acción.
Durante el evento: los KPIs de la puerta
- Asistencia real vs. entradas emitidas (no-show). El dato que casi nadie mide y todos deberían: cuánta gente que tenía entrada no vino. Define cortesías, sobreventa razonable y proyecciones futuras. Medilo por separado para entradas pagas e invitaciones — sus no-show son mundos distintos.
- Curva de ingreso por hora. ¿A qué hora llegó tu público? Dimensiona los accesos y el staff de la próxima fecha. Con escaneo QR, este dato se genera solo: cada validación queda registrada.
Después del evento: los KPIs del negocio
- Ingreso neto real. Recaudación menos todos los costos — incluyendo el que muchos olvidan: si vendiste con una plataforma que agrega cargo por servicio, ese ~15% que pagó tu público y retuvo la ticketera es facturación de tu evento que no llegó a tu cuenta. Con el modelo de tickets prepagos el cálculo es directo: costo fijo conocido y el resto es tuyo.
- Costo por asistente. Presupuesto total ÷ asistentes reales. La métrica para comparar eventos entre sí y decidir formato.
- Tasa de recompra. En eventos recurrentes, qué porcentaje del público vuelve. Es el KPI de la salud de largo plazo: la recompra barata es lo que financia el crecimiento.
La plantilla mínima
| KPI | Cuándo se mira | Pregunta que responde |
|---|---|---|
| Ritmo de venta | Diario | ¿Llego bien o refuerzo difusión? |
| % aforo vendido | Semanal | ¿Estoy en curva? |
| Asistencia real / no-show | Día del evento | ¿Cuánto aforo pierdo por ausencias? |
| Ingreso neto | Cierre | ¿Gané plata de verdad? |
| Recompra | Evento siguiente | ¿Estoy construyendo público? |
Copiala en una hoja de cálculo, una fila por evento, y en tres fechas tenés algo que ningún consultor te puede vender: tu propia curva normal.
El requisito silencioso: datos a tiempo
Todos estos KPIs dependen de algo previo: que los datos existan y lleguen cuando sirven. Si tu plataforma te muestra las ventas con días de demora o te exige pedir reportes, los KPIs se vuelven arqueología. El panel de Tikzet muestra ventas por día y tipo de entrada en tiempo real, y la app de escaneo registra la asistencia validada al instante — la materia prima de todo lo anterior, como detallamos en datos de ventas: cómo usarlos.
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