En 30 segundos
- La lista impresa en la puerta es lenta y fácil de engañar; un QR por invitado entra una sola vez.
- Subes un Excel y cada invitado recibe su QR por mail, por WhatsApp o por los dos.
- Antes de enviar ves qué filas tienen errores, y los contactos quedan guardados para la próxima fecha.
Viernes, 9:15 de la noche, en la puerta de un concierto en San Salvador. Hay dos filas: la de los que compraron boleto, que avanza rápido porque cada uno muestra su QR y entra, y la de “lista”, que no avanza.
En la de lista, una persona con una hoja impresa de 180 nombres busca apellidos con el dedo. “Vengo de parte de la radio.” “No te encuentro, cómo es tu apellido?” “Estoy con Andrea, de la marca.” Andrea no contesta el teléfono. Detrás, quince personas esperan. Alguien dice que es del grupo del bajista y nadie puede confirmarlo.
Las cortesías son parte de casi cualquier evento: prensa, patrocinadores, amigos de los artistas, clientes de la empresa. El problema no es darlas. Es cómo llegan a la puerta.
Cómo funciona el envío masivo
En lugar de una hoja impresa, cada invitado recibe su propio QR antes del evento:
- Subes un Excel con tu lista: nombre y mail, teléfono o los dos.
- Tikzet lo revisa antes de mandar. Te dice cuántos contactos se suman, cuántos ya estaban en tu base y qué filas están mal y por qué: un correo sin arroba, un teléfono incompleto.
- Eliges el canal: mail, WhatsApp o los dos.
- Cada invitado recibe su QR. En la puerta se escanea igual que un boleto comprado.
Y si el QR de una cortesía ya se usó, el escáner muestra un aviso rojo. La captura que circula en un grupo no entra dos veces.
Cómo aprovecharlo depende del tipo de evento.
En una fiesta: la lista de los DJs y de la casa
En una fiesta en San Salvador o en la playa, la lista suele armarse de a pedacitos: cada DJ trae a sus invitados, los socios suman a sus amigos, el lugar pide sus lugares. Llega el viernes y la lista es un chat con veinte mensajes de “agrégame a estos tres”.
Cómo ordenarlo. Pídele a cada DJ y a cada socio su lista en un formato común (nombre y teléfono) y júntalas en un solo Excel. Lo subes, ves los duplicados que te marca la revisión (el mismo amigo que aparece en dos listas) y mandas por WhatsApp, que es donde ese público vive.
Lo que cambia en la puerta. Ya no hay una fila de lista. El invitado muestra su QR como cualquiera y entra.
En un concierto: prensa, patrocinadores y la banda
Un concierto tiene varias listas distintas y cada una con su responsable: la prensa la maneja una persona, los patrocinadores otra, los invitados de la banda llegan por el manager.
Cómo ordenarlo. Un Excel por lista, cada uno enviado por separado. A la prensa, por mail, que es donde reciben acreditaciones y donde queda archivado. A los patrocinadores, por los dos canales, para que no se pierda. A los invitados de la banda, por WhatsApp, porque suelen confirmarse a último momento.
Lo que cambia en la puerta. El manager no tiene que estar en la puerta confirmando nombres. Y si un patrocinador reenvía su QR a otra persona, solo entra uno.
Si además vas a vender boletos para el mismo concierto, los invitados y los compradores quedan en la misma base, que es tuya.
En un evento corporativo: 400 invitados de una empresa
Una convención de clientes, un lanzamiento, la fiesta de fin de año de una empresa. Aquí el evento es todo invitación y la lista la manda el cliente, muchas veces en un Excel exportado de su sistema, con columnas de más y algunas filas mal cargadas.
Cómo ordenarlo. Subes el Excel que te mandó el cliente. La revisión previa es la parte que más vale: antes de mandar ves qué filas están mal y por qué, y se las devuelves al cliente para que las corrija, en lugar de descubrir el error cuando un gerente llega sin su invitación. Mandas por mail, que es el canal de trabajo, o por los dos si el evento es fuera de horario.
Lo que cambia en la puerta. Se escanea desde cualquier celular, así que puedes poner tres o cuatro personas validando en paralelo en el lobby del hotel, aunque la señal del salón no sea buena: el escáner valida sin internet.
En un evento deportivo: corredores, delegaciones y patrocinadores
Una carrera en la costa, un torneo de surf, un campeonato de fútbol. Además de los inscriptos que pagan, hay invitados: atletas de otras delegaciones, patrocinadores, prensa deportiva, la organización.
Cómo ordenarlo. Un Excel con los atletas invitados, otro con patrocinadores y prensa. A los atletas, por WhatsApp, que tienen en el celular el día de la competencia. A patrocinadores y prensa, por mail.
Lo que cambia en la largada. En la playa o en un parque la señal suele fallar. Con el QR y el escáner sin internet, la acreditación no depende de la cobertura: la app valida y se sincroniza cuando vuelve la conexión.
Lo que queda para la próxima
Cada contacto que importas se suma a tu base, junto con los que te compran boletos. El año que viene, cuando repitas el concierto o la convención, no empiezas de cero: la prensa, los patrocinadores y los invitados de siempre ya están ahí.
Si todavía estás armando la venta del evento, en cómo vender boletos online en El Salvador está el recorrido completo, y en el checklist de venta de boletos, todo lo que conviene revisar antes.
Crea tu cuenta en Tikzet, sube la lista de tu próximo evento y que la fila de “lista” deje de existir.
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