Cómo planear la próxima fecha con las ventas de tu evento (Chile)

Sabes qué te dejó más el sábado pasado: las entradas generales, las mesas o los combos?

Si la respuesta es “creo que las mesas”, no eres el único. Muchos organizadores cierran la noche sabiendo cuánto vendieron en total y poco más. El total sirve para saber si te fue bien. No sirve para saber por qué, ni para decidir qué hacer distinto en la próxima.

Para eso están los reportes del evento en Tikzet. Hay tres vistas: ventas por producto, ventas por integrante del equipo y ventas por medio de pago. Cada una contesta una pregunta distinta. Este es el orden en que conviene mirarlas el día después, con un ejemplo: una fiesta en una discoteca de Santiago con entradas, mesas para grupos y combos de botella.

1. Mira primero qué se vendió

Abre el reporte por producto. Ahí ves separadas las entradas, los consumos, las mesas y los combos.

Qué buscar:

• El peso de cada producto en el total. Si las mesas fueron 30 y las entradas generales 400, puede que las mesas igual pesen más en lo recaudado. Eso cambia dónde pones el esfuerzo de venta.
• Qué tipo de entrada se movió. Si la preventa se agotó y la general apenas se vendió, la próxima vez quizá conviene una segunda tanda de preventa.
• Si los combos funcionaron. Un combo que nadie compró es una señal: el precio, el contenido o cómo lo mostraste.

2. Revisa quién vendió

Abre el reporte por integrante del equipo. Cada persona que vende con su link de referido aparece con lo que vendió.

Qué hacer con eso:

• Pagar a cada RRPP. El número del reporte es el número con el que calculas su comisión. No hace falta pedir pantallazos ni cruzar planillas.
• Ver quién rinde en qué. Hay RRPP que mueven mesas y otros que mueven generales en volumen. Saberlo te deja asignar mejor el stock de cada uno en la próxima fecha.
• Detectar a quién apoyar. Si alguien del equipo vendió poco, puede ser el público al que llega, no las ganas. Es una conversación más útil con el dato en la mano.

3. Cuadra por medio de pago

Abre el reporte por medio de pago. Ves cuánto entró por Mercado Pago, por Stripe, por PayPal y por transferencia manual.

Para qué sirve:

• Cuadrar contra cada cuenta. Como cada venta entra en tu cuenta, lo que dice el reporte por Mercado Pago es lo que tiene que aparecer en tu cuenta de Mercado Pago. Sin cartola contra planilla.
• Entender a tu público. Si una parte importante pagó por transferencia, sabes que hay un grupo que prefiere no usar tarjeta. Si compró mucho público de afuera con Stripe o PayPal, sabes que tu evento llega más lejos de lo que pensabas.

4. Llévalo a la reunión con el local

Con los tres reportes juntos, la conversación con el dueño del local cambia. En vez de “nos fue bien”, llegas con cuántas entradas vendiste, cuántas mesas y cuántos combos.

Si negocias un porcentaje de la barra, una mejor fecha o el uso de un sector VIP, ese es tu argumento. El reporte por producto muestra lo que tu evento movió.

5. Decide la próxima fecha

Con todo lo anterior, la planificación de la siguiente fiesta deja de ser intuición:

Lo que viste	Lo que puedes ajustar
Las mesas pesaron más de lo esperado	Más mesas, o mesas de distinto tamaño
La preventa se agotó rápido	Más tandas de preventa
Un RRPP vendió mucho más que el resto	Más stock para él
Mucho pago por transferencia	Dejar la transferencia como opción visible
Un combo no se vendió	Cambiar el precio o el contenido

6. Repite y compara

Un reporte aislado te cuenta una noche. Tres reportes seguidos te cuentan una tendencia. Si haces fiestas recurrentes, compara el de cada fecha con el anterior: qué subió, qué bajó, qué RRPP crece.

Lo que no está en el reporte

El reporte te dice lo que vendiste. Lo que pagas a Tikzet va por otro lado: son los tickets prepagos, que compras antes ($287,5 por unidad, menos con packs; está en precios para Chile) y que no vencen. Las cortesías no consumen ninguno. Y Tikzet no le suma cargo por servicio a tu público: si cobraste uno, lo definiste tú y es tuyo.

Preguntas de organizadores sobre los reportes

Necesito tener RRPP para usar el reporte por integrante? No. Si vendes solo, el reporte por producto y por medio de pago ya te dan bastante. El de integrante cobra sentido cuando sumas vendedores con su link.

Los reportes los ve todo mi equipo? Depende del rol. El Validador, por ejemplo, solo valida QRs y no ve cuánto vendiste. Puedes crear roles propios con los permisos que tu equipo usa.

Sirve para eventos que no son fiestas? Sí. En un congreso o en una corrida, el reporte por producto te separa lo que vendiste de cada tipo. La lógica es la misma.

Si todavía no tienes tu primer evento cargado, empieza por el paso a paso para crear un evento online en Chile.

Tu próximo lunes

Después de la próxima fecha, dedícale media hora a los tres reportes antes de abrir la venta de la siguiente. Es la media hora que más te devuelve en toda la semana.

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